magazine

Het Nieuwe Werken

tekst: Ariejan van Saane
beeld: Oliver Schuh (TNT Centre), Microsoft

Door ontwikkelingen in de ICT, de toenemende vergrijzing en de opkomst van social media verandert onze kijk op werken. Steeds meer organisaties spelen hier op in en kiezen voor HNW.
Ariejan van Saane, senior consultant bij Procore, adviseert en begeleidt bedrijven in dit proces. Hij legt uit wat HNW is, wat er allemaal bij komt kijken en welke rol het interieur hierin speelt.

Het Nieuwe Werken (HNW) is een verzamelterm voor een aantal ontwikkelingen in de maatschappij, binnen het domein ‘werken’. Deze ontwikkelingen komen voort uit het besef dat tijd kostbaar is voor zowel werknemer als werkgever en zorgen ervoor dat onze kijk op werken aan het veranderen is.

Plaats- en tijdonafhankelijk
De ontwikkeling die de ICT doormaakt is een belangrijke impuls voor de opkomst van HNW. Qua technologie zijn er geen grenzen meer aan plaats- en tijdonafhankelijk werken. Via laptop, tablet en smartphone zijn alle bedrijfsgegevens, bedrijfssystemen en e-mail 24 uur per dag bereikbaar én binnen handbereik. Hierdoor is het mogelijk de traditionele werkdag op een andere manier in te delen. Een manier die beter aansluit bij de werknemer, de klant of het werk. Het is niet meer noodzakelijk om tussen acht en vijf op kantoor te zijn om je werkzaamheden te verrichten.  Je kunt thuis de dag opstarten en zo de file omzeilen, de dag beginnen in de sportschool of eerst je kinderen naar school brengen en van huis uit samenwerken via tools als Skype en Sharepoint. De 40-urige werkweek kan naar eigen inzicht worden ingevuld. En dat past bij de moderne werknemer die bewuster met zijn tijd, zijn omgeving (gezin, familie, vrienden), de beschikbare middelen en het milieu omgaat.

Young professionals
Een andere belangrijke impuls voor HNW is de vergrijzing van de beroepsbevolking. De komende jaren zet de vergrijzing in razend tempo door. In de ene branche nog sneller dan in de andere. Het wegvallen van een groot deel van de beroepsgroep moet worden opgevangen door de jongere generatie: de ‘young professionals 2.0’. Deze nieuwe werkers zijn nu aan het afstuderen en gaan de komende jaren de arbeidsmarkt verkennen. Ze zijn zelfverzekerd, wereldburger en gewend aan alle vormen van digitaal communiceren en werken. Young professional 2.0 hechten veel waarde aan vrije tijd en flexibel kunnen werken. De traditionele vormen van arbeidscontracten zijn minder belangrijk . Het gaat erom snel ervaring op te doen bij diverse bedrijven en te leren van de ‘oudere’ generatie. Het liefst nemen young profesionals hun eigen laptop een smartphone mee, de tools en merken die bij hun image passen.

Social media
De laatste ontwikkeling die bepalend is voor HNW is communicatie via social media. De social media zijn sterk in opkomst. De exacte impact die dit heeft op ons werk moet nog blijken, maar duidelijk is dat het een van belang zal zijn voor de communicatie met ons netwerk. Wellicht gaan social media een deel van ons huidige e-mailverkeer vervangen.

De genoemde ontwikkelingen zijn van invloed op de strategie van elke organisatie. Want hoe ga je als organisatie de komende jaren om met de vergrijzing? Hoe adopteer je de nieuwe mogelijkheden die vanuit de ICT worden geboden? Hoe speel je in op de behoefte van de young professional? De antwoorden op deze vragen zijn te vinden in het concept dat we HNW noemen. De vraag is niet óf je met HNW in aanraking komt, maar wanneer! Het mooie van dit concept is dat het geen standaard is, maar dat elke onderneming die elementen kan toepassen die meerwaarde leveren. HNW is geen doel op zich, maar een strategie om de concurrentie voor te blijven en een aantrekkelijke werkgever te blijven. Talenten en gemotiveerde medewerkers zijn en worden steeds meer de sleutel tot succes van de organisatie. We kunnen veel processen automatiseren en digitaliseren, maar ontwikkeling, creativiteit en daadkracht komen vanuit de medewerkers. 

HNW is van invloed op drie pijlers die elkaar versterken: Human Resources & Organisatie,  ICT & Processen en Huisvesting & Faciliteiten. Om HNW succesvol toe te kunnen passen zal een onderneming op elk van deze pijlers de strategie moeten aanpassen.

HR & Organisatie
HNW begint met een nieuwe visie op werken. Hoe willen we als organisatie in de (nabije) toekomst met elkaar en met de klant samenwerken? En wat betekent dat voor, bijvoorbeeld, arbeidsvoorwaarden, beoordelingsmethoden en werkprocessen? Plaats- en tijdonafhankelijk werken heeft vooral invloed op bestaande contracten, reglementen en secundaire arbeidsvoorwaarden. Afspraken als bloktijden en het 4x9-schema komen te vervallen zodra je plaats- en tijdonafhankelijk gaat werken. Huidige regels staan vaak haaks op het flexibel omgaan met werktijd. Met name op dit punt zal een organisatie een nieuw standpunt moeten innemen. De oplossing is te vinden in het loslaten van de regels en als management gaan sturen op output. Niet de locatie of de vertrouwde werktijden zijn bepalend voor het resultaat, maar de eigen verantwoordelijkheid en bovenal de motivatie van de medewerker. Sturen op output maakt het mogelijk dat de medewerker verantwoordelijk kan nemen en daarbij vrijheid krijgt om zelf te bepalen hoe het eindproduct tot stand komt. Dat stelt hem bovendien in staat zijn eigen kostbare tijd te sturen.

Voor de huidige generatie medewerkers zal dit een verandering zijn die (soms na een gewenningsproces) positief wordt ervaren. Voor het huidige middenmanagement zal het een grote stap zijn om medewerkers vrij te laten en op afstand te coachen en te sturen. Maar voor de nieuwe werker, de young professional 2.0, is deze manier van werken de normaalste zaak. Tijdens de studietijd hebben ze op die manier leren werken in projecten en gezamenlijke opdrachten.

ICT & Processen
De nieuwe ICT-strategie zal bepalen hoe flexibel de medewerker en daarmee de processen uiteindelijk kunnen worden. Elementen die vanuit ICT belangrijk zijn, en uiteindelijk ook voor het huisvestingsconcept, zijn: snelle internetverbinding thuis; mobiel internet voor onderweg; laptop, tablet en smartphone;  toegang tot systemen buiten het bedrijfsnetwerk (via Dropbox, SharePoint of andere media). Daarnaast is ook Cloud computing een belangrijk thema: draaien alle servers nog op een fysiek kantoor, of staan ze ergens op de wereld in een datacenter? Hobbels zijn er natuurlijk ook. Met name vanuit security en compliance zijn er vraagstukken die opgelost moeten worden. Zo moet een organisatie nadenken over waar een werknemer kan en mag werken met bijvoorbeeld klantgegevens op de laptop. Alleen op kantoor of thuis, of bijvoorbeeld ook in een openbare ruimte (denk aan La Place). Maar ook de interne mobiliteit binnen het kantoor is van belang: zijn er voldoende mogelijkheden voor WiFi, voor zowel eigen medewerkers als gasten?

Huisvesting  & Faciliteiten
Voor huisvesting geldt dat de ontwikkeling van HNW impact heeft op een traditionele kantooromgeving en de bezettingsgraad van werkplekken. Vanuit onderzoeken weten we dat de bezetting van werkplekken in een week gemiddeld genomen rond de 60 procent ligt. Met de komst van HNW zal dit percentage nog verder afnemen. Dit is ook de reden waarom implementatie van HNW veelal vanuit de facilitaire afdeling wordt geïnitieerd.  Maar huisvesting is meer dan alleen efficiënter gebruik maken van de werkplekken. Ook plaats- en tijdonafhankelijk werken heeft direct invloed op de traditionele werkplek. Naast het feit dat de bezetting afneemt, stelt de medewerker andere eisen aan de werkplek. Activiteiten gerelateerd aan flexibel werken komen hierbij om de hoek kijken. Rapporten schrijven, administratie en e-mail afhandelen gebeuren veelal thuis, onderweg  of tussen twee afspraken door. De medewerker gaat beschikbare locaties gebruiken voor specifieke activiteiten waarbij de werkplekken en overlegfaciliteiten flexibel ingezet worden. Die activiteiten zijn grofweg te verdelen in: productiewerk, geconcentreerd werken, samenwerken en overleggen in allerlei varianten van formeel tot informeel . Huisvesting zal al deze nieuwe vormen van werken moeten faciliteren, zowel op kantoor als op andere locaties. Hiervan zijn initiatieven zoals Seats2Meet of Igluu goede voorbeelden.

De nieuwe manier van werken heeft ook gevolgen voor de faciliteiten in een kantoor. De nadruk komt meer te liggen op het ontmoeten van collega’s en klanten. Andere concepten, waarbij de nadruk ligt op hospitality, passen meer bij de nieuwe werkvorm. Een open en hartelijke ontvangst, een multifunctioneel restaurant waar je gaat overleggen met een lekkere kop koffie. Of, zoals bij Microsoft, een flesje water voor onderweg.

HNW en het interieur
In beginsel gaat HNW om plaats- en tijdonafhankelijk werken waarbij gebruik gemaakt wordt van slimme ICT. De behoefte aan huisvesting in vierkante meters neemt door een flexibel gebruik van de werkplekken alleen maar af. Die afname is een feit, maar dat maakt huisvesting en interieur niet minder belangrijk. Huisvesting en interieur krijgt een belangrijke rol in de in de cohesie van een organisatie en het versterken van de identiteit en het imago.

Medewerkers en klanten zullen minder vaak op kantoor zijn. Toch zullen zij binding moeten houden met collega’s en met de organisatie. Het kantoor wordt meer een plek voor ontmoeten, voor het één voelen met de organisatie. De identiteit van de organisatie moet dan ook optimaal tot uiting komen in de huisvesting en inrichting. Microsoft verzorgt in het kader van HNW rondleidingen om te laten zien hoe hun huisvesting de identiteit van de organisatie zichtbaar maakt. Huisvesting en interieur worden een marketingtool voor de branding van producten of diensten en voor de binding met de eigen medewerkers.

Eventuele problemen met de nieuwe werkstijl worden al snel vertaald in een slechte kantooromgeving waar je geen werkplek kunt vinden of niet met je collega's kunt zitten. Huisvesting is in die zin het meest zichtbaar en kan dus de zondebok worden voor medewerkers die niet blij zijn met HNW. De rol van de interieurarchitect is dan ook uiterst belangrijk. Hij moet de juiste tone of voice, de juiste stijl zien te vinden die bij een organisatie past of hoort. En hij moet de verstaalslag maken van de identiteit van de organisatie of afdeling naar een interieurontwerp. Medewerkers willen zich kunnen identificeren met de organisatie en willen de collega's treffen in een omgeving waarin het ‘gaaf’ is te werken. Juist omdat ze minder vaak op kantoor zijn, is de ervaring van die keren dat ze er zijn extra belangrijk. Vooral de young professional zal in zijn eerste jaren juist veel op kantoor zijn. want dat is de plek om collega’s te ontmoeten, om samen te werken en te leren. 

Ariejan van Saane
Ariejan van Saane is sinds 1998 werkzaam bij Procore als senior consultant. Hij adviseert klanten bij strategische vraagstukken rondom de huisvesting, huisvestingsconcepten en implementatie met HNW en duurzaamheidsvraagstukken als speciale aandachtsgebieden. Naast advies aan organisaties geeft Ariejan ook regelmatig gastcolleges aan de Hogeschool van Rotterdam en verzorgt hij themapresentaties en workshops bij vakevenementen. Voor meer informatie kijk op www.procore.nl/asaane.

TNT Centre Hoofddorp, Ex Interiors

Microsoft, Schiphol